Recursos
O consultório inteiro num lugar só, da agenda ao financeiro.
Quatro áreas que conversam entre si: o horário marcado vira sessão, a sessão vira registro e o registro vira cobrança, sem passar de um programa para outro. Os nomes abaixo são os mesmos que você vai encontrar no menu.
Agenda e comunicação
O horário marcado, confirmado e lembrado.
A agenda organiza o dia e fala com o paciente pelo canal que funciona para ele.
- Agenda do dia, da semana e do mês
- Cada cor diz o estado do horário: livre, bloqueado, confirmado ou falta. No computador, arraste o cartão para remarcar; no celular e no tablet, use "Mover horário".
- Horários que se repetem
- Sessão toda semana, a cada duas semanas ou todo mês, com as datas em conflito mostradas antes de gravar. Quando a série está perto do fim, a agenda avisa e o "Estender" marca o próximo período.
- Disponibilidade desenhada
- Desenhe a semana de atendimento numa grade, com bloqueios pontuais, férias e compromissos. A secretaria também ajusta a grade de cada profissional.
- Link de agendamento
- Cada paciente tem um link que mostra só os horários livres; a marcação entra na hora ou como pedido, como você preferir. Uma página aberta recebe os pedidos de quem ainda não é paciente.
- Confirmações automáticas
- Com as confirmações ligadas, a mensagem sai 1, 2 ou 3 dias úteis antes, por WhatsApp oficial, SMS ou e-mail, e o paciente confirma por um link. Na linha oficial do WhatsApp a resposta escrita também conta: "sim" confirma, e "não vou poder ir" cancela dentro das regras que você definiu.
- Modelos e mensagens enviadas
- O texto de cada mensagem fica em Comunicação, com prévia e amostra para o seu próprio número. Em Enviadas, cada mensagem mostra se foi entregue, se foi lida ou por que não saiu.
- Lembretes de cobrança
- Por e-mail ou pelo WhatsApp, um a um ou em lote, para as cobranças em aberto, quando você decide enviar.
- Avisos no sino e no celular
- O sino avisa o que acontece fora da sua vista: pedido de horário, paciente que remarcou, link de vídeo que não saiu. Instalada como app e com a sua permissão no aparelho, a plataforma avisa no celular quando chega mensagem de paciente.
Atendimento
Presencial ou por vídeo, com ou sem gravação.
A sessão acontece onde você atende, e o registro dela é escolha sua e do paciente.
A gravação e a transcrição do áudio da sessão só acontecem com o consentimento do paciente. O Duologa não grava nem guarda a imagem da chamada de vídeo; um arquivo de vídeo que você enviar para transcrever fica guardado como foi enviado. Minutos de vídeo são um módulo adicional, comprado em pacotes.
- Sala de vídeo dentro da plataforma
- A modalidade é escolhida por sessão. O paciente entra pelo link, sem criar conta e sem instalar nada, e espera na sala de espera até você admitir. Em sessão conjunta, a família entra pelo mesmo link.
- O link sai sozinho
- Com o envio automático ligado, a sala abre e o link vai por WhatsApp, SMS ou e-mail 15, 30 ou 60 minutos antes. Ao abrir o prontuário, a chamada vira uma janela pequena que você arrasta.
- Modo Transcrever
- Para quem não quer guardar a voz. O áudio não fica guardado no celular, no tablet ou no computador: ele sobe em trechos durante a sessão, e cada trecho sai do aparelho assim que chega (sem internet, só o que ainda não subiu espera no aparelho). Quando a transcrição fica pronta, o Duologa apaga o áudio sozinho. Se a transcrição falhar, ele fica até 7 dias para uma nova tentativa.
- Gravação pelo celular ou pelo computador
- Com o consentimento de gravação, grave a sessão pelo navegador. Se a internet cair, o áudio fica guardado no aparelho e sobe sozinho quando a rede volta. Esqueceu algo? "Gravar mais um trecho" soma ao fim da conversa.
- Transcrição com quem falou
- Com o consentimento do paciente, o áudio vira texto em português, separando as vozes. Você diz quem é quem (paciente, você, mãe, padrasto) e corrige no próprio texto.
- Anotação à mão no tablet
- No Modo tablet, escreva com a caneta como no papel. O manuscrito fica no prontuário e, se você quiser, a IA o converte em texto.
- Prazo para apagar o áudio
- A conta escolhe por quanto tempo os áudios ficam guardados. Passado o prazo, sai o áudio; a transcrição e o prontuário continuam.
Registro clínico com IA
A IA organiza o que foi dito. Você decide o que fica.
Tudo o que a IA produz é sugestão para a sua leitura. A busca, a Escuta IA, a Sentinela e o genograma mostram o trecho da fala de onde tiraram cada ponto.
A IA sugere, você decide: as análises e documentos só entram no prontuário com a sua aprovação. A única exceção é o resumo da sessão, que entra marcado como registro de IA até você editá-lo.
Conheça em detalhe a IA do acompanhamento- Resumo da sessão no prontuário
- Ao fim do processamento, o resumo entra no prontuário marcado como registro de IA, para você editar; quando você edita, a marca sai. A conta pode desligar isso e registrar só o que você aprovar.
- Análises por abordagem
- Leituras da sessão em TCC, psicanálise, humanista (ACP), ACT, DBT ou construcionismo social, ou guiadas pelas suas próprias instruções. Cada uma nasce como rascunho: você rejeita, edita ou aprova.
- Prontuário contínuo
- Uma linha do tempo por dia com anotações, resumos, manuscritos, documentos e anexos em PDF ou imagem.
- Fio Condutor e Memória do caso
- Pergunte "como a insônia evoluiu?" e receba os trechos exatos, sessão por sessão; um clique abre a conversa no ponto certo. A Memória do caso reúne os temas que voltam ao longo do acompanhamento.
- Escuta IA
- Converse sobre um paciente com uma IA que leu as sessões e o prontuário. Ela cita a fonte de cada afirmação, para você conferir; sem trecho que a sustente, diz que não encontrou. Sem copiar o caso para uma IA de uso geral: a conversa fica guardada, criptografada, e só você a vê; as perguntas entram na trilha de auditoria e nada é usado para treinar modelos de IA.
- Genograma e linha da vida
- A família e os marcos da vida, registrados a partir das sessões com o trecho da fala e o grau de certeza. Você valida e completa; as relações entre as pessoas, só você desenha. O genograma sai em PDF ou imagem.
- Termômetro
- PHQ-9 e GAD-7 aplicados na sessão ou por um link que o paciente responde no celular, com o gráfico da evolução. São escalas de rastreio e acompanhamento, não de diagnóstico.
- Sentinela de Risco
- Aponta, para você avaliar, trechos da sessão que podem indicar risco, com o protocolo de conduta sugerido. Nada é enviado ao paciente nem a ninguém. Pode deixar de apontar uma situação relevante: não substitui a sua avaliação de risco nem o atendimento de emergência.
- Documentos
- Relatórios, pareceres e declarações na estrutura das normas do CFP, com lacunas onde falta informação. Depois de assinado, o documento não muda. Laudo a IA não faz, de propósito.
Gestão
O financeiro e a equipe, sem planilha à parte.
A cobrança nasce da agenda, e cada pessoa da equipe vê só o que o trabalho dela pede.
- Financeiro do consultório
- A cobrança nasce ao encerrar a sessão, com o valor combinado, e o mês mostra o recebido, o que falta receber e o vencido. A plataforma registra o pagamento (PIX, dinheiro ou cartão); ela não recebe o dinheiro.
- Recibos, pacotes e convênios
- Recibo numerado em PDF, pacotes pagos antes que descontam cada sessão, e convênios com a fila do que enviar, do enviado e do recebido.
- Nota fiscal
- A nota sai da própria cobrança, e a plataforma pode emitir automaticamente. Os detalhes estão logo abaixo, em Nota fiscal.
- Cobrança de falta
- Falta e cancelamento em cima da hora podem gerar cobrança pelo valor da sessão, e só o profissional do horário isenta.
- Fechamento do mês
- Para quem paga por período, feche a semana ou o mês, com prévia antes de gerar a cobrança.
- Cada profissional recebe do seu jeito
- Na clínica, cada profissional recebe pela clínica, com repasse por porcentagem ou por sessão, ou direto do paciente. Os dois modos convivem.
- Panorama dos pacientes
- A clientela em números: idade, cidade, frequência, presencial ou por vídeo, forma de pagamento. Só cadastro e operação, nada de prontuário.
- Equipe e papéis
- Administração, equipe, profissional e secretaria se somam para quem faz tudo sozinho; a supervisão é um papel à parte, que lê só os casos compartilhados com ela. A secretaria agenda e cobra sem abrir o prontuário.
- Supervisão
- Compartilhe com o seu supervisor o caso inteiro ou uma sessão, só para leitura, e encerre quando quiser. Ele lê as sessões, as análises, o genograma e as escalas, conversa com a Escuta IA sobre o caso, e as consultas dele ao prontuário e à Escuta ficam na trilha de auditoria. Um supervisor por profissional vem no plano, inclusive no Solo.
- Um login, várias contas
- Quem atende no próprio consultório e numa clínica, ou supervisiona em mais de um lugar, entra com o mesmo login e escolhe a conta ao entrar.
- Auditoria
- Abrir o prontuário, buscar no caso, conversar com a Escuta IA e baixar ou assinar documentos fica registrado: quem, o quê, sobre quem e quando. Ninguém altera esse registro.
- Ajuda com assistente
- Artigos em cada tela e um assistente que responde sobre o uso da plataforma e confere como a sua conta está configurada, sem acesso a conteúdo clínico.
Nota fiscal
Menos burocracia: a nota fiscal sai da própria cobrança.
Emitir nota fiscal é uma das tarefas mais burocráticas do consultório: digitar os dados do paciente, conferir o valor, guardar o arquivo, todo mês. No Duologa, a nota sai da cobrança com os dados que já estão no cadastro, e a plataforma pode emitir automaticamente, uma a uma ou várias de uma vez.
Para a clínica ou o profissional com empresa (CNPJ, exceto MEI) e certificado digital A1, conforme a cidade da empresa. Quem atende como pessoa física emite o recibo pelo Receita Saúde, fora da plataforma.
- Em nome de quem recebe
- A nota sai pela clínica, com o CNPJ dela, ou pelo profissional que recebe direto, com a empresa dele, conforme quem recebe cada atendimento.
- Nacional ou da prefeitura
- Pela nota de serviço nacional ou, conforme a cidade e o regime da empresa, pelo sistema da prefeitura. A plataforma confere o cadastro e diz o que falta antes da primeira nota.
- Tudo no Financeiro
- As notas a emitir, as emitidas e as que pedem atenção ficam numa aba só, com o PDF e o arquivo da nota para baixar e mandar ao contador. Cada cobrança mostra se já tem nota.
- Começa em teste
- A empresa começa em teste, com notas sem valor fiscal. Depois que uma nota de teste dá certo, você confirma e ela passa a emitir de verdade.
WhatsApp oficial
A clínica fala pelo próprio número, pela API oficial do WhatsApp.
O Duologa é provedor de tecnologia do WhatsApp Business (Meta): cada clínica conecta a própria linha (o número dela, na conta dela), e a plataforma passa a enviar confirmações de consulta e lembretes de cobrança por ali, com entrega e leitura reais, sem depender do celular de ninguém.
Linha da clínica
A conexão é feita pelo cadastro oficial da Meta, direto em Configurações. Pode ser o número que já está no app WhatsApp Business, que continua funcionando no celular, ou um número novo; um número do WhatsApp comum (o pessoal) deixa de funcionar no celular ao ser conectado. O número e a conta continuam da clínica; a plataforma recebe só a autorização de enviar em nome dela, revogável a qualquer momento.
Confirmações e lembretes
Confirmação de consulta (com SMS de reserva) e lembrete de cobrança saem por modelos aprovados pela Meta, com o estado de entregue e lido na tela.
Consentimento antes do envio
Nenhuma mensagem sai sem consentimento de comunicação vigente do cliente, registrado e revogável. A conversa não é prontuário: a secretaria opera, e o conteúdo clínico nunca passa por ali.
Modelos sob controle
Os modelos de mensagem são criados e enviados para aprovação da Meta dentro da plataforma, com prévia e envio de teste para o seu próprio número antes de usar com clientes.
Módulo adicional ao plano. As conversas são cobradas pela Meta diretamente da conta da clínica, pela tabela do WhatsApp Business.
Módulos adicionais
O que se contrata à parte, quando fizer sentido.
Minutos de vídeo
Pacotes de minutos para as sessões por vídeo, em qualquer plano. Comprados em Assinatura, dentro da plataforma.
WhatsApp oficial
A linha do próprio consultório, pela API oficial. Ativada com a nossa equipe; as conversas a Meta cobra direto do consultório.
Pacote de SMS
Para confirmações e avisos por SMS, sem contratar operadora. Comprado em Assinatura, dentro da plataforma.
O e-mail vem com o plano.
Experimente com os seus próprios atendimentos.
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